Kako pri izbiri ERP zmanjšati odvisnost od izvajalca?

Ob izbiri ERP izbirate tudi ekipo, ki bo sistem vzdrževala in nadgrajevala več let. Na nedavnem posvetu o uvedbi novega ERP je kupec izpostavil prav zanesljivost in kontinuiteto podpore. V ozadju je vprašanje, ki si ga zastavi vsak, ki ERP izbira za več let: kaj bo s sistemom, če sodelovanje z izvajalcem nekoč ne bo več mogoče?

Nekaj odvisnosti od izvajalca je neizogibne in sama po sebi ni slaba. Ekipa, ki je sistem nastavila, dobro pozna vaše procese in prilagoditve. Težava nastane, ko brez nje ne morete priti do svojih podatkov, nihče drug ne ve, kaj natančno je bilo prilagojeno, in nihče drug ne more varno izvesti naslednje nadgradnje. Pred podpisom zato ne preverjajte le, ali bo izvajalec še dolgo obstajal. Preverite, ali bi vaš sistem lahko prevzel nekdo drug.

Kdo lahko vzdržuje posamezne dele sistema?

Vsak ERP lahko razdelite na pet delov. Pri vsakem je drugače, kdo ga pozna in kako zahtevno bi ga bilo predati drugemu izvajalcu.

Najbolj se sistemi razlikujejo v prvi vrstici. Če osnovni program lahko vzdržuje samo en izvajalec, pomeni zamenjava izvajalca hkrati zamenjavo sistema. Če ga lahko vzdržuje več neodvisnih izvajalcev, se odvisnost preseli v spodnje vrstice: v kodo, povezave in znanje, ki ga ima samo ena ekipa. Vsakega ponudnika zato najprej vprašajte, kdo poleg njega lahko vzdržuje sistem, ki ga predlaga.

Primer: kaj potrebuje novi izvajalec po treh letih

Vzemimo podjetje, ki ERP uporablja tri leta. Poleg standardnih funkcij ima prilagojen izračun cen za ključne kupce, poročilo o marži po projektih in povezavo s spletno trgovino. Zdaj se odloči za drugega izvajalca.

Novi izvajalec s kopijo baze in skrbniškim dostopom hitro pregleda podatke in standardne nastavitve. Pri izračunu cen potrebuje več. Brez izvorne kode ga ne more spreminjati ali nadgraditi. Tudi s kodo vidi le, kaj program počne, ne pa tudi, kaj je bilo dogovorjeno. Če ključni kupec dobi nepričakovano ceno, ne ve, ali gre za napako ali za izjemo, ki jo je pred dvema letoma potrdil vodja prodaje.

Pri povezavi s spletno trgovino se lahko zatakne pri dostopih. Če je ključ za dostop do trgovine ustvarjen v uporabniškem računu prejšnjega izvajalca, ga je treba najprej zamenjati. Šele nato lahko nekdo drug povezavo varno spreminja in spremlja njene napake.

Največ dela se pokaže ob prvi nadgradnji na novo različico. Proizvajalec pripravi novo različico osnovnega programa, prilagoditve pa mora zanjo pripraviti nekdo, ki jih razume. Dokler nihče ne prouči in ne prilagodi izračuna cen, podjetje ne more varno preiti na novo različico.

Sistem je bilo torej mogoče predati, a predaja je bila dražja in počasnejša, kot bi bila, če bi podjetje ob uvedbi zahtevalo kodo, opis pravil in dostope na svoje ime.

Kaj naj bo dogovorjeno pred podpisom

Te točke vpišite v pogodbo ali prilogo k ponudbi. Če primerjate več ponudnikov, jih dodajte k postavkam za primerjavo ponudb za uvedbo ERP, da boste pri vseh dobili odgovor na ista vprašanja.

Licenca osnovnega programa

Zapisano je, na koga se glasi licenca ali naročnina in ali ostane veljavna, če zamenjate izvajalca.

Podatki

Kopijo celotne baze s prilogami lahko zahtevate med sodelovanjem in ob njegovem koncu. Dogovorite se o roku in obliki. Če sistem gostuje pri izvajalcu, preverite, kdo ima skrbniški dostop in ali lahko kopijo dobite brez dodatnih pogojev.

Koda prilagoditev in dodatkov

Koda prilagoditev, razvitih za vas, je v repozitoriju, do katerega imate dostop. Pogodba določa, ali jo lahko uporabljate in spreminjate tudi z drugim izvajalcem. Za dodatke, ki jih izvajalec uporablja pri več strankah, lahko veljajo drugi pogoji. Pred podpisom vprašajte, pod kakšnimi pogoji jih lahko uporabljate, če sodelovanje končate.

Opis prilagoditev in povezav

Za vsako prilagoditev je zapisano, katero poslovno pravilo izvaja, kdo ga je potrdil in na katerih primerih je bila preverjena. Za vsako povezavo je zapisano, kateri podatki gredo v katero smer, kako pogosto in kdo je odgovoren na drugi strani.

Nadgradnje

Zapisano je, kdo prilagoditve in povezave pripravi za novo različico, ali je to vključeno v vzdrževanje ali se zaračuna posebej, in kdo nadgrajeni sistem preveri v testnem okolju, preden ga začnete uporabljati.

Dostopi in računi

Domene, ključi za povezave in računi pri ponudnikih, kot so banka, spletna trgovina ali ponudnik e-računov, se glasijo na vaše podjetje. Izvajalec dobi lasten dostop, ki ga lahko ob koncu sodelovanja prekličete.

Kako preveriti izvajalca, ne le pogodbe

Pogodba določi, kaj lahko zahtevate. Kako bo izvajalec sistem vzdrževal v naslednjih letih, bolje pokažejo njegove dosedanje izkušnje.

• Prosite ga, naj opiše zadnjo nadgradnjo pri stranki s prilagoditvami: kdo jo je izvedel, kako so jo preverili in kako je potekal prehod v produkcijo.
• Vprašajte, koliko ljudi v ekipi pozna sistem posamezne stranke in kje so zapisane odločitve. Če vse ve en razvijalec, ste odvisni od njega, ne le od podjetja.
• Prosite za primer opisa prilagoditve. Lahko je anonimiziran.
• Pogovorite se s stranko, ki z izvajalcem sodeluje že več let in je z njim prešla vsaj eno nadgradnjo.
• Vprašajte, ali ob nadgradnjah preverjajo, katere prilagoditve lahko nadomestijo nove standardne funkcije. Manj lastne kode pomeni manj znanja, ki ga ima samo en izvajalec.

Kako je to pri Odoo

Odoo razvija podjetje Odoo SA, uvajajo in vzdržujejo pa ga partnerji Odoo. Pogodba o naročnini Odoo Enterprise določa, da lahko stranka kadar koli začne sodelovati z drugim partnerjem Odoo ali neposredno z Odoo SA. Licenca je vezana na naročnino in se ob njenem prenehanju prekliče, menjava partnerja pa je v pogodbi predvidena.

Pri nadgradnji Odoo SA pretvori standardne aplikacije in podatke, prilagoditve pa mora za novo različico pripraviti njihov vzdrževalec, kot pojasnjuje dokumentacija Odoo o nadgradnjah. Pri Odoo zato odvisnost od izvajalca nastaja predvsem pri dodatkih, prilagoditvah in povezavah, ne pri osnovnem programu.

Med dodatki so pogosto tudi lokalne dopolnitve. Katere potrebuje slovensko podjetje, smo opisali v članku Kaj mora Odoo za slovensko podjetje podpirati poleg standardnih funkcij?

Kako to urejamo pri Implex

Implex uvaja Odoo Enterprise. Sistem gostuje na strežnikih, ki jih upravljamo v Sloveniji, ali na strežnikih naročnika. Pred uvedbo se dogovorimo, kdo skrbi za okolje, dostope, varnostne kopije in posodobitve.

Za vse naše stranke mesečno vzdrževanje krije letni prehod na novo različico Odoo, skupaj s prilagoditvami in povezavami. Na novo različico praviloma preidemo približno šest mesecev po izidu, ko je stabilizirana. Sistem najprej nadgradimo v testnem okolju in ga s ključnimi uporabniki preverimo, preden uskladimo prehod v produkcijo. Kako je to potekalo pri stranki s prilagoditvami za proizvodnjo, evidence časa in poslovne dokumente, si oglejte v študiji primera nadgradnje na Odoo 19.

Ob večjih nadgradnjah pregledamo tudi, ali lahko nove standardne funkcije nadomestijo katero od lastnih prilagoditev. Vsaka prilagoditev, ki jo nadomesti standardni Odoo, je ena manj, ki jo mora poznati in vzdrževati izvajalec.

Obseg uvedbe, scenarije preverjanja in odgovornosti obeh ekip zapišemo v načrt uvedbe. Kako je tak načrt videti, si lahko ogledate v anonimiziranem primeru načrta.

Če izbirate izvajalca za Odoo, nam pošljite vprašanja s tega seznama, ki so za vas najpomembnejša. Pojasnili bomo, kako bi pri vašem sistemu uredili gostovanje, dostope, prilagoditve in letne nadgradnje.

Začnimo pogovor