Podatki o zaposlenem niso na enem mestu
Kontaktni podatki, delovno mesto, nadrejeni, pogodbeni podatki, oprema in dokazila se vodijo v različnih evidencah. Ob spremembi ni jasno, kateri zapis je veljaven.
Kadrovske evidence v Odoo
Manj iskanja podatkov. Več nadzora nad kadrovskimi postopki.
Zaposleni, pogodbeni podatki, odsotnosti in evidenca delovnega časa dobijo skupno mesto. Odgovorne osebe lahko sproti preverijo zahteve, roke in odstopanja, namesto da jih ob koncu obdobja sestavljajo iz preglednic in sporočil.
Začnimo pogovorRazpršene kadrovske evidence
Imate težave z iskanjem podatkov o zaposlenih?
Osebni podatki, pogodbeni roki, odsotnosti in ure so pogosto razdeljeni med dokumente, preglednice in sporočila. Kadrovska služba zato več časa porabi za preverjanje in usklajevanje kot za pripravo naslednjega koraka.
Odsotnost zahteva dodatno usklajevanje
Zaposleni pošlje zahtevo po e-pošti ali sporočilu, vodja jo potrdi v drugem kanalu, pregled ekipe pa se nato ročno popravlja v koledarju ali preglednici.
Delovni čas se preverja za nazaj
Manjkajoči odhodi, odmori, izhodi in odstopanja se pokažejo šele ob pripravi mesečnega pregleda. Razloge je takrat težje preveriti in potrditi.
Enoten zapis zaposlenega01 02 03
Sprememba se uredi tam, kjer jo bodo iskali tudi drugi.
Zapis zaposlenega poveže njegovo vlogo v organizaciji s podatki in gradivi, ki jih kadrovska služba potrebuje med zaposlitvijo. Dostop omejimo glede na odgovornost uporabnika.
Vloga in organizacija
Delovno mesto, oddelek, nadrejeni, lokacija dela in službeni kontaktni podatki ostanejo povezani z isto osebo. Organizacijski pregled zato izhaja iz aktualnih zapisov zaposlenih.
Dokumenti in pomembni roki
Dogovorjene dokumente in podatke povežemo z zaposlenim, za poteke pogodb, dovoljenj ali drugih dokazil pa določimo odgovorne osebe in opomnike. Obseg osebnih podatkov in dostopa določimo pred uvedbo.
Znanja in dodeljena oprema
Pri zaposlenem lahko vodimo znanja, življenjepis, certifikate ter dodeljeno službeno opremo. Tako je mogoče preveriti, katera dokazila se iztečejo in kaj je treba vrniti ob spremembi delovnega mesta ali odhodu.
Odsotnosti01 · ZAPOSLENI 02 · ODGOVORNA OSEBA 03 · ODOO 04 · EKIPA
Zahteva, odločitev in pregled ekipe ostanejo povezani.
Zaposleni odda zahtevo za dopust ali drugo vrsto odsotnosti, odgovorna oseba jo preveri, potrjen termin pa se prikaže v skupnem pregledu. Pravila odobritve, vrste odsotnosti in razpoložljive kvote nastavimo glede na organizacijo.
Odda zahtevo
Izbere vrsto odsotnosti, obdobje in po potrebi doda razlog ali prilogo.
Preveri in odloči
Vodja ali kadrovska služba preveri zahtevo ter jo odobri ali zavrne.
Posodobi stanje
Odločitev ostane pri zahtevi, razpoložljiva kvota in koledar pa se ustrezno posodobita.
Vidi razpoložljivost
Vodja v skupnem pregledu preveri potrjene odsotnosti in lažje uskladi delo ekipe.
Evidenca delovnega časa01 02 03 04
Delovni dan ni samo prihod in odhod.
Standardno aplikacijo Prisotnost pri Implex razširimo za postopke, ki jih potrebujejo slovenske evidence delovnega časa. Način evidentiranja, delovne urnike, pravila odmorov in odgovornost za popravke pred uvedbo uskladimo z dejanskim delom podjetja.
Prihod in odhod
Zaposleni se prijavi in odjavi prek dogovorjenega načina. Sistem ohrani čas zapisa, pri nastavljenih pravilih pa loči tudi dejanski in zaokroženi čas.
Odmori in izhodi
Med delom evidentira odmor ter službeni ali zasebni izhod. Posamezen dogodek ostane povezan z dnevno prisotnostjo.
Odstopanja in popravki
Manjkajočo odjavo ali nenavadno trajanje je mogoče odkriti prej. Samodejna odjava se uporabi le po dogovorjenem pravilu, popravki pa ostanejo pod nadzorom odgovorne osebe.
Dnevni pregled
Poročilo združi prisotnost, odmore, izhode, redne ure, nadure in upoštevane odsotnosti za izbrano obdobje.
REZULTAT
Kadrovska služba preverja izjeme sproti, ob koncu obdobja pa pripravi pregled iz povezanih zapisov namesto ponovnega sestavljanja evidence.
Odoo kiosk · razširjen pri Implex
Evidentiranje na skupnem zaslonu na delovnem mestu.
Odoo ponuja kiosk za evidentiranje prihodov in odhodov s PIN-om, črtno kodo, RFID-ključkom ali ročno izbiro zaposlenega. Pri Implex ga razširimo še za odmore, službene in zasebne izhode, prikaz informacij ter oddajo zahtev za odsotnost.
Zaposlovanje in prihod zaposlenega
Od kandidata do kadrovske mape v enem kliku.
Po izbiri kandidata v Odoo z enim klikom ustvarite njegov zapis zaposlenega. Osnovnih podatkov ni treba znova prepisovati; kadrovska služba nato zapis dopolni s pogodbenimi podatki, dokumenti in drugimi podatki, potrebnimi pred začetkom dela.
Prijava ostane povezana s postopkom
Kandidat je povezan z razpisanim delovnim mestom, komunikacijo, opravljenimi aktivnostmi in odločitvijo o izbiri.
Ustvarite zapis zaposlenega
Z dejanjem »Ustvari zaposlenega« Odoo pripravi povezan zapis iz osnovnih podatkov izbranega kandidata.
Dokončate kadrovsko mapo
Kadrovska služba preveri podatke ter doda pogodbo, zahtevane dokumente, delovno mesto, oddelek in druge dogovorjene podatke.
Presoja pred uvedbo01 02 03 04 05
Najprej določimo, kateri kadrovski zapis je zares potreben.
Kadrovski sistem vsebuje občutljive podatke in podpira postopke z različnimi odgovornostmi. Pred nastavitvijo zato razjasnimo vsebino evidenc, dostop, način potrjevanja ter podatke, ki jih mora Odoo prejeti ali predati drugim rešitvam.
Podatki in dokumenti
Popišemo podatke, dokazila, pogodbe, opremo in roke, ki jih podjetje dejansko uporablja. Ne prenašamo polj in dokumentov samo zato, ker obstajajo v stari evidenci.
Vloge in pravice dostopa
Določimo, kaj vidi zaposleni, kaj njegov vodja in kaj kadrovska služba. Posebej preverimo občutljive osebne, pogodbene in plačne podatke.
Delovni čas in izjeme
Razjasnimo urnike, prijavo, odmore, izhode, terensko ali izmensko delo, popravke in potrjevanje odstopanj. Iz teh pravil izhaja potrebna nastavitev evidence.
Podatki za obračun plač
Implex ne izvaja obračuna plač. Preverimo, katere potrjene podatke potrebuje vaše računovodstvo oziroma zunanji izvajalec, nato pa pripravimo dogovorjeno poročilo ali izvoz.
Naprave in povezave
Preverimo obstoječe registracijske naprave, uvoz zaposlenih, računovodske rešitve in druge povezave. Združljivost ter obseg integracije potrdimo pred izvedbo.
Uvedba z Implex01 02 03 04 Kako poteka celotna uvedba Odoo ERP
Kadrovske postopke preverimo na resničnih primerih.
Najprej določimo podatke, odgovornosti in izjeme, nato pripravimo nastavitev ter dogovorjeni začetni prenos. Ključni uporabniki pred zagonom izvedejo svoje naloge, po predaji pa podatke o zaposlenih vzdržuje odgovorna ekipa naročnika.
Pregled postopkov
Pregledamo zaposlitev, spremembe podatkov, odsotnosti, evidenco časa, dokumente in predajo podatkov drugim procesom.
Priprava podatkov
Določimo strukturo, očistimo dogovorjeni začetni nabor in opredelimo, katerih starih podatkov ni smiselno prenašati.
Nastavitev in preizkus
Nastavimo pravice, odobritve, vrste odsotnosti, urnike in potrebne povezave ter preverimo običajne primere in izjeme.
Usposabljanje in zagon
Uporabnike naučimo njihovega dela, izvedemo dogovorjeni začetni prenos ter po zagonu spremljamo prve postopke in popravke.
Pogosta vprašanja
Pred podrobnejšim pregledom kadrovskih postopkov.
Ali Odoo pokriva celotno kadrovsko evidenco?
Da. Odoo na enem mestu poveže podatke o zaposlenih, organizacijo, dokumente, odsotnosti, prisotnost, zaposlovanje, znanja in dodeljeno opremo. Evidenco prilagodimo vašim kadrovskim postopkom, vlogam in pravicam dostopa.
Ali zagotavljate skladnost evidence delovnega časa z zakonodajo?
Da. Pred uvedbo preverimo vaše postopke, urnike, pravila evidentiranja in odgovornosti ter rešitev nastavimo skladno z zahtevami slovenske zakonodaje. Razširitve Implex pokrivajo tudi odmore, službene in zasebne izhode, redne in nadurne ure ter dnevni pregled.
Kako se zaposleni prijavijo in odjavijo?
Zaposleni se lahko prijavijo in odjavijo prek Odoo kioska na skupnem zaslonu na delovnem mestu. Identificirajo se s PIN-om, črtno kodo, RFID-ključkom ali ročno izbiro. Pri Implex kiosk razširimo še za evidentiranje odmorov, službenih in zasebnih izhodov ter oddajo zahtev za odsotnost.
Ali lahko zaposleni sami oddajo zahtevo za dopust?
Da. Zaposleni lahko odda zahtevo za izbrano vrsto odsotnosti in spremlja njeno stanje. Pri Implex lahko zahtevo omogočimo tudi iz prilagojenega evidenčnega vmesnika. Vodja ali kadrovska služba jo nato obravnava po nastavljenem postopku.
Ali se podatki lahko pripravijo za obračun plač?
Da. Iz potrjenih prisotnosti, odsotnosti in drugih dogovorjenih zapisov pripravimo poročilo ali izvoz za vaše računovodstvo oziroma zunanjega izvajalca. Implex ne izvaja obračuna plač; pred izvedbo uskladimo le podatke in obliko, ki jih izvajalec potrebuje.
Kdo lahko vidi osebne in pogodbene podatke?
Dostop nastavimo glede na vlogo in odgovornost. Zaposleni, vodja in kadrovska služba nimajo nujno enakega pogleda. Pred uvedbo določimo, kateri podatki so potrebni za posamezno delo, ter posebej omejimo občutljive osebne, pogodbene in plačne podatke.
Ali lahko prenesemo zaposlene in obstoječe kadrovske podatke?
Da. Pred prenosom določimo začetni nabor, preverimo podvojene ali zastarele zapise ter uskladimo obvezne podatke. Implex izvede dogovorjeni začetni prenos, odgovorne uporabnike pa usposobi za nadaljnje vzdrževanje podatkov in dokumentov.
Ali moramo vse kadrovske aplikacije uvesti hkrati?
Ne. Začnemo lahko na primer z zaposlenimi in odsotnostmi ali z evidenco delovnega časa ter nato dodamo zaposlovanje, dokumente in druge postopke. Vrstni red določimo glede na največji vir ročnega dela in povezave, ki jih mora prva faza že podpirati. Več o pristopu je na strani uvedba Odoo ERP.
Naslednji korak
Začnimo pogovorPoglejmo en kadrovski postopek od zahteve do pregleda.
Predstavite evidenco ali postopek, ki danes zahteva največ iskanja, prepisovanja ali preverjanja. Skupaj razjasnimo podatke, odgovornosti in povezave ter priporočimo, kaj bi bilo smiselno urediti najprej.