Pred vami sta dve ponudbi za uvedbo ERP. Obe omenjata prodajo, zalogo in uvoz podatkov, končna zneska pa se precej razlikujeta. Pri eni je navedena urna postavka, pri drugi fiksna cena. Kako ugotoviti, kaj boste za ta denar dobili in koliko dela bo ostalo vaši ekipi?
Ponudbi primerjajte po tem, kaj boste z uvedbo lahko opravili, katero delo je vključeno in kdo ga prevzame. Nato preverite način obračuna, pogoje za dodatno delo in stroške uporabe po zagonu. Nižja cena je lahko dobra izbira, če veste, kaj vključuje in kaj boste morali opraviti sami.
Ali ponudbi za uvedbo ERP vključujeta enak obseg?
Enaka imena aplikacij še ne pomenijo enakega obsega uvedbe. Ponudbi sta primerljivi šele, ko je jasno, katere naloge bodo uporabniki lahko opravili, katere izjeme mora sistem podpreti in kdo bo poskrbel za prehod v uporabo.
Vzemimo podjetje, ki prodaja izdelke iz zaloge. Povezati mora naročila, zalogo in dobave ter račune. Občasno del naročila odpremi takoj, preostanek pa pozneje.
Naslednji ponudbi sta izmišljeni in služita ponazoritvi primerjave.
| Delo | A: začetna postavitev | B: vodena uvedba |
|---|---|---|
| Nastavitve | Izvajalec nastavi prodajo in zalogo. | Izvajalec nastavi tok od naročila do računa, vključno z opredeljenimi izjemami. |
| Podatki | Ekipa pripravi podatke po predlogah, izvajalec jih uvozi. | Ekipa pripravi podatke, izvajalec izvede začetni uvoz podatkov, navedenih v ponudbi. |
| Preverjanje | Preveri naročnik. Obravnava posebnih postopkov, kot npr. delna dobava ali vračila, ni pojasnjena. | Izvajalec in naročnik skupaj preverita običajno in delno dobavo. |
| Usposabljanje | Izvajalec usposobi nosilca uvedbe, ta preostalo ekipo. | Izvajalec usposobi uporabnike, navedene v načrtu uvedbe. |
| Zagon | Prehod v uporabo vodi naročnik. | Izvajalec zagotovi podporo ob zagonu v obsegu iz ponudbe. |
Ponudba A je lahko primerna za ekipo z dovolj znanja in časa za interno uvedbo. Ponudba B vključuje več sodelovanja izvajalca. Pri obeh naročnik pripravi podatke, sodeluje pri preverjanju in potrdi rezultat. Nepojasnjeno postavko, kot je delna dobava pri ponudbi A, pred odločitvijo razjasnite.
Kaj mora biti jasno zapisano v ponudbi?
Ponudba mora opredeliti rezultat, vključeno delo, predpostavke in izključitve. Namesto »uvedba prodaje« naj na primer določi: uporabnik pripravi naročilo, preveri razpoložljivost, izvede celotno ali delno dobavo in pripravi račun. Dodani naj bodo primeri, na katerih boste preverili delovanje.
| Postavka | Kaj razjasniti s ponudnikom |
|---|---|
| Poslovni tokovi | Katere naloge in izjeme mora rešitev podpreti? Kaj ostane za poznejšo fazo? |
| Podatki | Kateri šifranti, odprti dokumenti in začetna stanja se prenesejo? Kdo podatke očisti in preveri? Ali je vključena tudi zgodovina? |
| Povezave | Kateri sistemi si izmenjujejo katere podatke? Kdo zagotovi dostop in kdo preveri delovanje povezave? |
| Preverjanje in predaja | Kateri scenariji morajo delovati? Kdo preveri rezultat in potrdi opravljeno delo? |
| Usposabljanje in zagon | Koga izvajalec usposobi, za katere naloge in v kakšnem obsegu? Kakšna pomoč je vključena ob začetku uporabe? |
| Roki in odgovornosti | Kaj mora posamezna ekipa pripraviti do mejnika? Kako se obravnava zamuda podatkov ali odločitev? |
| Cena in spremembe | Kaj cena pokriva? Kako spremljate porabo in kdo potrdi spremembo obsega, cene ali roka? |
Odgovore zberite za vsako ponudbo posebej in zahtevajte dopolnjen opis obsega. Manjkajoč odgovor je odprto vprašanje, ne dokaz, da je delo vključeno ali izključeno.
Če primerjate ponudbe za Odoo, preverite tudi, katere lokalne dopolnitve so vključene. Članek Kaj mora Odoo za slovensko podjetje podpirati poleg standardnih funkcij? vam pomaga sestaviti ta del zahtev.
Kakšna je razlika med urno postavko, oceno in fiksno ceno?
Urna postavka določa ceno ure dela. Ocena pove pričakovano porabo. Zgornja meja omejuje porabo pod pogoji, zapisanimi v ponudbi. Fiksna cena določa znesek za opredeljeni obseg. Pri ponudbi preverite, katero obliko obračuna predvideva.
Urna postavka in ocena porabe
Obračun po urah je lahko smiseln pri raziskovanju težave ali delu, katerega obsega še ni mogoče dovolj natančno določiti. Sama cena ure pa ne pove, koliko bo stal rezultat.
Zahtevajte ločeno oceno za nastavitve, prenos podatkov, povezave in usposabljanje ter pojasnilo, na katerih predpostavkah temelji. Dogovorite se, kako pogosto boste videli porabljene ure in oceno preostalega dela, kdaj vas izvajalec opozori na odstopanje ter kdo odobri nadaljevanje. Poročilo o že porabljenih urah brez ocene do zaključka vam ne pokaže pričakovanega končnega stroška.
Zgornja meja porabe
Pri zgornji meji vprašajte predvsem: kaj se zgodi, ko jo dosežemo? Se delo ustavi in čaka na vašo odločitev? Se zmanjša obseg? Ali izvajalec za ta znesek dokonča celoten obseg iz ponudbe? To mora biti jasno pred začetkom.
Fiksna cena za jasno opredeljen obseg
Pri fiksni ceni preverite, kateri rezultat, nastavitve, povezave, uvozi in usposabljanje so vključeni. Pomembne so tudi predpostavke o podatkih, razpoložljivosti vaše ekipe in sistemih drugih ponudnikov.
Če ponudba kot rezultat navede samo imena aplikacij, ostane veliko prostora za različno razumevanje. Fiksni znesek zato vedno berite skupaj z opisom obsega in merili za prevzem.
Kdaj je dodatno delo nova zahteva in kdaj odprava napake?
Izhodišče so potrjene zahteve. Če rešitev od njih odstopa, preverjate napako. Če želite dodatno funkcionalnost ali drugačen način dela, preverjate spremembo obsega. Pri nejasnem opisu najprej razjasnite dogovor; nejasnost sama še ne določi, kdo nosi strošek.
Pri našem ponazoritvenem primeru delne dobave lahko nastanejo tri različne situacije:
- Sistem ne izpolni potrjene zahteve. Potrjeno je bilo, da po delni dobavi preostala količina ostane odprta, sistem pa naročilo zaključi. Ugotovitev primerjajte s potrjenim scenarijem in se dogovorite za odpravo napake.
- Pravilo ni bilo dovolj jasno. Ponudba omenja dobavo, ne pove pa, kako se obravnava delna odprema. Skupaj preglejte opis, zapiske in potrjene primere ter dopolnite manjkajočo odločitev.
- Pojavi se nova zahteva. Po potrditvi obsega želite še samodejno izbiro med dodatnimi prevozniki, ki prej ni bila vključena. Izvajalec oceni spremembo, njen strošek in vpliv na rok.
Za zahtevo za spremembo oziroma change request naj bo pred izvedbo zapisano:
- kaj se spreminja glede na potrjeni obseg in zakaj;
- kakšna sta dodatno delo in cena oziroma način obračuna;
- kako sprememba vpliva na rok in preostalo delo;
- kdo jo lahko potrdi ter ali je potrebna za prvi zagon ali lahko počaka.
O načinu potrjevanja sprememb se dogovorite vnaprej in potrditve hranite skupaj z opisom obsega.
Katere stroške morate upoštevati poleg uvedbe?
Poleg računa za uvedbo upoštevajte delo svoje ekipe in stroške uporabe po zagonu. Ponudbe primerjajte za enako število uporabnikov, enak obseg in enako časovno obdobje, denimo prvo leto uporabe po zagonu.
Čas vaše ekipe
Priprava podatkov, odločanje o poslovnih pravilih, preverjanje in usposabljanje sodelavcev potrebujejo nosilca ter rezerviran čas. Pri vsaki ponudbi ocenite notranje ure po teh nalogah in preverite, ali jih ekipa zmore ob rednem delu.
Licence, gostovanje, podpora in nadgradnje
Preverite obvezne licence, gostovanje, vključeno podporo in vzdrževanje prilagoditev. Vprašajte, kaj se spremeni ob več uporabnikih ali nadgradnji sistema ter katere storitve se obračunajo posebej.
Pri podpori razjasnite razliko med pomočjo pri uporabi, odpravljanjem napak in nadaljnjim razvojem. Če ponudba določa odzivni čas, preverite delovni čas podpore in kaj pomeni odziv; ne enačite ga z rokom za rešitev.
Primer: nižji račun, več dela vaše ekipe
Spodnji zneski in ure so izmišljeni. Niso cenik Implex ali ocena tržnih cen. Primer zajema enkratno uvedbo in prvih 12 mesecev uporabe po zagonu, pri enakem številu uporabnikov. Vsi zneski so brez DDV.
| Postavka | Ponudba A | Ponudba B |
|---|---|---|
| Enkratna uvedba | 4.000 € | 7.000 € |
| Licence in gostovanje za 12 mesecev | 2.400 € | 2.400 € |
| Podpora po zagonu | Po porabi, še neocenjeno | 1.200 € za letni obseg iz ponudbe |
| Seštevek znanih izdatkov | 6.400 € + podpora | 10.600 € |
| Ocenjeno delo vaše ekipe | 120 ur | 60 ur |
| Odprta vprašanja | Delna dobava in obseg podpore | Cena podpore nad vključenim obsegom |
Pri A je znani denarni izdatek za 4.200 € nižji, ekipa pa predvidoma opravi 60 ur več dela. To še ni končna razlika v strošku: pri A manjka ocena podpore in pojasnilo delne dobave, pri B pa je treba poznati ceno morebitne dodatne podpore.
Najprej razjasnite odprte postavke, nato presodite, ali več sodelovanja izvajalca upraviči razliko za vaše podjetje. Notranje ure prikažite ločeno; tudi če jih ne pretvorite v evre, vplivajo na razpoložljivost ekipe. Prazna ali neocenjena postavka ni ničelni strošek.
Sedem vprašanj pred potrditvijo ponudbe
Pred podpisom preverite, ali imate zapisane odgovore na vseh sedem vprašanj:
- Kaj bodo naši uporabniki po uvedbi lahko opravili?
- Kaj je vključeno in kaj izključeno?
- Je navedeni znesek ocena, fiksna cena ali zgornja meja?
- Koliko dela in časa mora prispevati naša ekipa?
- Po katerih scenarijih bomo preverili in prevzeli rezultat?
- Kako bomo obravnavali napake, nejasnosti in nove zahteve?
- Kaj bomo plačevali po zagonu in kaj še ni ocenjeno?
Če pomemben odgovor manjka, pred odločitvijo zahtevajte dopolnitev ponudbe.
Kako pri Implex določimo obseg in ceno uvedbe?
Pri uvedbi Odoo po načrtu pregledamo vaše procese, podatke in povezave. Za vsak sklop določimo rezultat, vključeno delo, fiksno ceno in način preverjanja. Delovanje preverimo na vaših primerih, dodatne zahteve pa ovrednotimo pred izvedbo in jih izvedemo po vaši potrditvi.
V ceniku uvedbe in uporabe Odoo lahko primerjate začetno postavitev in vodeno uvedbo ter preverite stroške licenc, gostovanja in podpore.
Opišite, kaj želite urediti in kje je obseg uvedbe še nejasen. V prvem pogovoru bomo pregledali želeni rezultat in odprta vprašanja ter predlagali, kaj je treba razjasniti za pripravo načrta uvedbe.