Ali moramo ob menjavi ERP prenesti vso zgodovino?

Pri menjavi poslovnega sistema se hitro pojavi vprašanje: bomo morali prenesti tudi vse stare račune, naročila in premike zaloge? Pri Implex priporočamo, da prenesete le podatke, ki jih potrebujete za nadaljevanje dela. Vedno predlagamo prenos šifrantov, otvoritvenih stanj, vključno z zalogo, ter odprtih postavk. Arhivske zgodovine praviloma ne prenašamo v novi ERP. Ohranimo jo dostopno ločeno, v novi sistem pa vključimo le tisti del, brez katerega ne morete opravljati dela.

Meja med obema skupinama ni vedno datum dokumenta. Lani izdani račun je lahko še neplačan, več let star projekt pa še vedno aktiven. Obseg migracije zato določite po tem, kaj se mora s podatkom zgoditi po prehodu.

Tak pristop podpira tudi Oracle: med pravili za uspešno migracijo podatkov izrecno priporoča čim manjši obseg prenosa, jasno opredeljen obseg ter potrditev posameznih faz s strani poslovno odgovorne osebe.

Začnite pri delu, ki bo ostalo odprto

Predstavljajmo si trgovsko podjetje, ki bo na začetku meseca začelo delati v Odoo. Kupcem mora še dobaviti del potrjenih naročil, od dobaviteljev pričakuje blago, nekaj izdanih računov pa še ni plačanih. Poleg tega ima leta že zaključenih poslov.

Če prenese samo kupce in izdelke, prvi dan ne bo imelo dovolj podatkov. Skladišče mora vedeti, kaj še odpremiti, nabava, kaj še pričakovati, finance pa, katero terjatev zapira prejeto plačilo. Stare, plačane račune praviloma pusti v arhivu, saj za nadaljevanje teh poslov ne potrebuje več dejavnih dokumentov v novem sistemu.

Osnova prenosa so naslednje tri skupine podatkov. Za vsako določite odgovorno osebo, ki bo pred zagonom potrdila njihovo pravilnost.

Šifranti

Kupci, dobavitelji, izdelki, enote mere in drugi osnovni podatki za delo. Pred prenosom odpravite podvojene zapise in izločite neaktivne, ki jih ne potrebujete več.

Otvoritvena stanja, vključno z zalogo

Stanje na dogovorjeni datum prehoda. Pri zalogi to vključuje količine po izdelkih in lokacijah, potrebne lote oziroma serijske številke ter podatke za vrednotenje. Finančna stanja in način njihovega prenosa uskladite z računovodstvom.

Odprte postavke

Posamezne še neporavnane terjatve in obveznosti s preostalimi zneski, zapadlostmi ter povezavo na kupca oziroma dobavitelja in izvirni dokument. Tako po prehodu ohranite pregled nad tem, kaj še pričakujete in kaj morate plačati.

Posebej pregledamo še odprta naročila in aktivne projekte. V novi sistem vključimo podatke, ki jih potrebujete za njihovo nadaljevanje, na primer še nedobavljene količine, dogovorjene cene, roke in predplačila. To ne pomeni, da moramo prenesti tudi celoten dosedanji potek vsakega posla.

Delno dobavljeno naročilo pokaže, zakaj kopiranje ni dovolj

Predstavljajmo si, da je kupec naročil deset kosov. Šest jih je že prejel in zanje dobil račun, štiri pa mora podjetje še dobaviti. V novem sistemu mora skladišče dobiti nalog za preostale štiri. Če bi naročilo prenesli kot deset novih kosov, bi lahko znova sprožili nabavo ali odpremo že dobavljenega blaga.

Praviloma predlagamo, da v novem sistemu pripravite le še nedobavljene štiri kose z dogovorjeno ceno, rokom in sklicem na staro naročilo. Že dobavljeni in zaračunani del ostane v arhivu. Če je kupec kaj plačal vnaprej, mora biti ta znesek upoštevan tudi pri nadaljnjem zaračunavanju. Celoten potek starega naročila prenašamo le, kadar ga potrebujete za nadaljnje delo. Tudi SAP v navodilih za migracijo ob novi uvedbi za delno odprte postavke navaja prenos samo preostalih količin ali vrednosti.

Tudi pri neplačanem računu prenesemo tisto, kar ostaja odprto. Finance potrebujejo preostali odprti znesek, kupca, valuto, zapadlost in sklic na izvirni dokument. Sam seštevek terjatev jim ne omogoča povezati posameznega plačila s pravo postavko. Hkrati prenos ne sme ponovno ustvariti prihodka, ki je bil že evidentiran v starem sistemu.

Kdaj potrebujete več zgodovine v novem sistemu?

Zgodovino prenesite podrobneje, kadar brez nje ne morete opraviti konkretne naloge. Servisna ekipa lahko potrebuje povezavo serijske številke z dobavo in preteklimi posegi. Pri večletnem projektu so lahko dosedanji stroški potrebni za spremljanje celotnega projekta. Takšno potrebo opredelite konkretno, preden zaradi nje razširite prenos.

Najprej preverimo, ali lahko nalogo opravite z vpogledom v arhiv ali ločenim poročilom. Za primerjavo prodaje po izdelkih med starim in novim obdobjem lahko na primer uporabite poročilo z usklajenimi šiframi izdelkov. Če to zadostuje, zaradi primerjave ne prenašamo vseh starih prodajnih dokumentov. Kadar mora servisna ekipa pretekle posege spremljati neposredno ob serijski številki v Odoo, pa opredelimo in prenesemo potrebne povezane zapise.

Vsak dodaten sklop zgodovine pomeni tudi preverjanje povezav in pomena podatkov. Enaka oznaka stanja v dveh sistemih še ne pomeni, da je bil opravljen enak poslovni korak. Zato obsega ne ocenjujte le po številu vrstic v izvozu.

Arhiv preverite, preden opustite stari sistem

Odločitev, da zgodovina ostane v arhivu, mora vključevati način dostopa. Če bo arhiv stari program, s ponudnikom preverite pogoje in stroške nadaljnje uporabe, potrebne licence ter možnost izvoza. Če boste podatke izvozili, preverite, ali poleg preglednic ohranite tudi dokumente, priloge in povezave, ki jih bodo uporabniki potrebovali.

Izberite nekaj starih poslov in jih poiščite z običajnim uporabniškim dostopom. Ali najdete račun po kupcu in številki? Ali lahko odprete prilogo in pojasnite, na katero dobavo se nanaša? Ali bo to znal narediti tudi sodelavec, ki ni pripravljal arhiva?

Z računovodstvom in odgovorno osebo za hrambo določite tudi obdobje, obliko in pravila dostopa za posamezno dokumentacijo. Menjava programa sama po sebi ni razlog za brisanje izvornih dokumentov. Varnostna kopija stare baze pa je uporabna za vpogled šele, ko imate tudi preverjen način obnove in branja.

Pred zagonom uskladite stanje in izvedite nadaljevanje posla

Pri prehodu določite datum in uro, do katerih se podatki še spreminjajo v starem sistemu. Dogovorite se, kdo vnese zadnje spremembe in kako bodo zajete v končnem prenosu. Sicer lahko testni uvoz uspe, novo stanje pa ob zagonu že zaostaja za dejanskim delom.

Microsoftov seznam preverjanj pred zagonom ERP ločuje preverjanje migracije od uporabniškega preizkusa. Pri prvem preverimo pravilnost in popolnost podatkov, pri drugem pa uporabniki s prenesenimi podatki opravijo svoje poslovne naloge. Tako preverimo tudi, ali lahko po prenosu nadaljujejo delo.

Odoo omogoča uvoz podatkov in povezovanje zapisov z zunanjimi identifikatorji, kar opisuje uradna dokumentacija za uvoz. Za pripravo preglednice in preizkus manjšega vzorca uporabite naše navodilo za uvoz in izvoz zapisov. Ti orodji pomagata pri izvedbi; o tem, kaj mora preneseni zapis pomeniti pri nadaljevanju dela, se dogovorite pred uvozom.

Pri uvedbi Odoo z Implex opredelimo dogovorjeni obseg začetne migracije in ga preverimo na primerih vašega poslovanja. Vaša ekipa potrdi pravilnost podatkov, računovodstvo finančne podlage, mi pa pripravimo in izvedemo dogovorjeni tehnični prenos. Če načrtujete menjavo ERP, nam opišite stari sistem in posle, ki bodo ob prehodu še odprti. Predlagali bomo, katere podatke potrebujete v Odoo in kako preveriti preostalo zgodovino.

Začnimo pogovor