Naslovnica: nov način dela se začne pri uporabniku, ki prepozna korist, preizkusi nalogo in osvoji postopek.
Za zaposlenega uvedba novega ERP pomeni, da se bo moral ob vsakdanjem delu naučiti še novega programa in drugačnih postopkov. Delo, ki ga danes opravi skoraj brez razmišljanja, bo sprva zahtevalo več pozornosti. Koristi novega sistema so lahko zanj precej manj očitne od te dodatne obremenitve.
Pri pripravi zaposlenih na Odoo zato začnemo s pogovorom o njihovem delu. Ugotovimo, kaj jim vzame čas, kje iščejo informacije in kaj bi jim olajšalo naslednjo nalogo. Na takem primeru lahko pokažemo korist spremembe, nato pa jim omogočimo, da novi postopek sami preizkusijo.
Znani postopek je lahko udobnejši, čeprav ima več korakov
Pri eni od naših strank uporabnik ponudbo pripravi v Odoo, prenese PDF in ga pošlje iz Outlooka. Tega načina je vajen in mu je udobnejši. Ponudba je v sistemu, komunikacija s kupcem pa se nadaljuje v njegovem poštnem predalu. Sodelavec, ki odpre ponudbo, zato tam nima celotnega pogovora.
Pri tej nalogi lahko pokažemo korist pošiljanja neposredno iz ponudbe. Odgovor kupca se zabeleži ob ponudbi, kjer ga lahko uporabnik pozneje najde skupaj z dokumentom. Kupec si lahko ponudbo ogleda tudi na spletnem portalu ter jo ob omogočenem spletnem podpisu sprejme in podpiše. Možnosti pošiljanja in potrjevanja opisuje tudi dokumentacija Odoo za ponudbe.
Predstavite korist, ki jo zaposleni prepozna pri sebi
Vodstvo ima za menjavo sistema svoje razloge: boljši pregled, povezane podatke ali lažje usklajevanje med oddelki. Zaposleni pa želi vedeti, kako bo sprememba vplivala na njegovo delo jutri zjutraj. Zato naj priprava vključuje dialog še pred začetkom uporabe.
Prodajalca lahko vprašamo, kje išče zadnji odgovor kupca in kako sodelavec prevzame ponudbo med njegovo odsotnostjo. Če mu prav iskanje sporočil povzroča težave, mu pokažemo, kako bi pogovor spremljal ob ponudbi. Tako razlago povežemo z nečim, kar že pozna in bi rad izboljšal.
Pri drugem zaposlenem bo korist drugačna. Morda potrebuje jasen seznam nalog ali podatek, ali je sodelavec prejšnji korak že opravil. Smisel pogovora je odkriti, kateri del novega sistema mu dejansko pomaga. Če se izkaže, da predlagani postopek njegovo delo otežuje, je to podatek za pregled zasnove uvedbe.
Vodstvo pri tem pojasni, zakaj podjetje spreminja način dela in kaj pričakuje od ekipe. Izvajalec uvedbe pomaga prednosti pokazati v sistemu ter razjasniti vprašanja. Zaposleni pa prispevajo poznavanje vsakdanjih nalog in izjem, ki jih mora rešitev podpreti.
Za učenje mora biti prostor v delovnem dnevu
Čas za učenje vključite v načrt uvedbe. Če zaposleni ves dan opravlja redno delo, ob tem pa naj bi še preizkušal novi sistem, bo vaja hitro odložena. Pred zagonom se zato dogovorite, kdaj bo vadil in kako bodo v tem času pokrite njegove druge obveznosti.
Pri vaji naj ima možnost vprašati, ponoviti korak in popraviti napako. Določite tudi, na koga se obrne, če obstane. S tem zmanjšate negotovost glede tega, kako bo delo opravil, ko novi postopek postane del njegovega vsakdana.
Uporabnik naj sam izvede nalogo iz analize
Pri Implex med analizo popišemo dejanske naloge podjetja. Te so nato podlaga za preverjanje: končni uporabniki jih morajo v novem sistemu opraviti sami. Izvedba pokaže, ali znajo najti potrebne podatke, izbrati naslednji korak in preveriti rezultat.
Pri prodajalcu lahko preizkus zajame pripravo in pošiljanje ponudbe ter nadaljnjo obravnavo odgovora kupca. Uporabnik tako vidi tudi drugi del postopka, zaradi katerega je pošiljanje iz sistema smiselno. Posamezne korake lahko ponovi ob našem navodilu za delo s ponudbami v Odoo.
Če se zatakne, najprej ugotovimo, pri katerem koraku in zakaj. Glede na vzrok prilagodimo proces, še enkrat razložimo izvedbo ali pripravimo navodilo. Nato uporabnik nalogo ponovi, da preverimo, ali smo oviro odpravili.
Po zagonu preverite, kako delo dejansko poteka
Tudi po uspešnem preizkusu se lahko uporabnik vrne k znanemu postopku. Pri prodaji zato preverite, ali uporabniki ponudbe pošiljajo iz Odoo in kako nadaljujejo pogovor s kupcem. Če pri novem postopku potrebujejo pomoč, skupaj opravite naslednjo nalogo.
Če se stari način ponavlja, ponovno preverite razlog. Lahko gre za navado, pozabljen korak ali težavo, ki se med vajo ni pokazala. Uporabnik naj jo opiše na dejanskem primeru, da boste lahko ukrepali. Pri spremljanju izhajajte iz opravljenih nalog in njihovih rezultatov.
Pri uvedbi Odoo z Implex povežemo analizo dejanskega dela, preizkus nalog, usposabljanje uporabnikov in podporo ob zagonu. Če načrtujete prehod, nam opišite nalogo, pri kateri zaposleni danes izgubljajo čas. Skupaj bomo pregledali, kako bi jo opravljali v Odoo in kaj potrebujejo, da novi način dela osvojijo.