Razlika med zalogo v programu in preštetim blagom lahko nastane zaradi zamujenega vnosa, napačne lokacije, zamenjane merske enote ali neevidentirane porabe. Pred popravkom količine ugotovite, pri katerem dogodku sta se dejansko in evidentirano stanje razšla. Sicer boste ob naslednjem štetju popravljali isto napako.
Prodajalec kupcu obljubi dobavo, ker sistem kaže dovolj zaloge. Skladiščnik na polici najde le del naročene količine. Sledi iskanje po drugih lokacijah, preverjanje odprem in klic v proizvodnjo. Naročilo čaka, čeprav nihče še ne ve, ali blaga res ni ali pa ni tam, kjer ga iščejo.
Začnite z enim artiklom: preštejte ga in primerjajte količino s stanjem, ki ga sistem kaže ob štetju. Pregled vseh razlik hkrati hitro postane nepregleden, splošna razlaga »nekdo je pozabil vnesti« pa ne pove, kaj je treba pri delu spremeniti.
Ali primerjate isto količino?
Fizično prešteto blago primerjajte z evidentirano trenutno zalogo istega artikla, na istih lokacijah in ob istem času. Prosta zaloga, rezervacije in pričakovane dobave odgovarjajo na druga vprašanja.
Če je na polici 100 kosov, od katerih je 30 rezerviranih za kupca, je fizična količina še vedno 100 kosov. Za druga naročila jih ostane 70. Razlika med 100 in 70 zato ni manjko. Enako velja za blago, ki je naročeno pri dobavitelju: pričakovana dobava še ni zaloga, ki jo lahko preštejete.
Ujemati se morajo tudi šifra in različica izdelka, merska enota ter po potrebi lot oziroma serijska številka. Dve podobni embalaži ne pomenita istega artikla. Pet škatel po 12 kosov pa pomeni 60 kosov, ne pet.
Pri pregledu lokacij vključite prevzemni prostor, območje pakiranja, vračila in material ob proizvodnji, če spadajo v izbrani popis. Blago na kontroli kakovosti je lahko fizično prisotno, vendar še ni sproščeno za uporabo. Pri komisijskem ali drugem tujem blagu ločite še lastništvo. Namen je primerjati enak obseg podatkov, preden karkoli popravljate.
Kje iskati vzrok razlike?
Začnite pri premikih od zadnjega zanesljivega štetja: prejemih, notranjih prenosih, odpremah, vračilih in porabi. Vzorec odstopanja vam pomaga izbrati, katere dokumente pregledati najprej.
| Kaj opazite | Kaj pregledati |
|---|---|
| Sistem kaže več, kot ste prešteli | Ali je blago že odšlo kupcu ali v proizvodnjo, izdaja pa še čaka na potrditev? So bile poškodbe, vzorci ali odpis evidentirani? |
| Našli ste več blaga, kot ga kaže sistem | Ali sta prejem dobavitelja ali vračilo kupca ostala odprta? Je bilo blago prevzeto pod drugo šifro? |
| Skupna količina drži, lokacije pa ne | Ali je bil notranji premik potrjen s pravilno izvorno in ciljno lokacijo? Je blago odloženo na napačno polico? |
| Razlika se pojavlja v večkratnikih pakiranja | Ali zaposleni štejejo škatle, program pa pričakuje kose? Preverite količino v pakiranju, oznako in pretvorbo enot. |
| Pri eni različici je višek, pri drugi manjko | Primerjajte oznake, črtne kode in izdaje podobnih izdelkov. Enaki količini z nasprotnim predznakom sta lahko posledica zamenjave. |
| Razlika se vrne kmalu po inventuri | Ali so bili po popisu potrjeni starejši dokumenti? So med štetjem potekali premiki, ki v primerjavi niso bili upoštevani? |
Pri proizvodnji primerjajte evidentirano porabo z dejansko porabljenim materialom. Razliko lahko povzročijo dodatna poraba, izmet, zamenjava sestavnega dela ali nevrnjen ostanek materiala. Pregled samo nabave in dobav kupcem tega ne bo pokazal.
Če podatki prihajajo iz spletne trgovine, blagajne ali drugega sistema, sledite tudi prenosu. Preverite, ali je dogodek prispel, ali čaka zaradi napake in ali je bil ob ponovnem pošiljanju obdelan dvakrat. Sporočilo o uspešnem pošiljanju še ne potrjuje, da je v ciljnem sistemu nastal pravilen skladiščni premik.
Zakaj inventurni popravek včasih ustvari novo napako?
Blago je lahko že odpremljeno, v sistemu pa je še vedno na zalogi, ker dobava ni potrjena. Če količino zmanjšate z inventurnim popravkom in nato potrdite še dobavo, sistem isto odpremljeno blago odšteje dvakrat. Pred inventurnim popravkom zato preverite, ali katera od že opravljenih dobav še čaka na potrditev.
Primer: odpremljenih 20 kosov, nepotrjena dobava
Pred odpremo je v sistemu in skladišču 100 kosov. Kupec prevzame 20 kosov, zaposleni pa dobave še ne potrdi.
- Ob štetju: na polici je 80 kosov, sistem jih kaže 100. Dobavni dokument za 20 kosov ostaja odprt.
- Prehiter popravek: z inventuro zmanjšate sistemsko zalogo na 80 kosov. Stanje je videti usklajeno.
- Poznejša potrditev dobave: sistem odšteje še 20 kosov. Zdaj kaže 60 kosov, fizično jih je še vedno 80.
V tem primeru potrjena dobava pravilno zmanjša zalogo s 100 na 80 kosov, zato dodaten inventurni popravek ni potreben. Če je bil že izveden, morate pri odpravi napake upoštevati oba zapisa.
Pri večstopenjski odpremi sledite tudi premikom med polico, pakiranjem in odpremo. Manjko na posamezni lokaciji ne pomeni nujno manjka v celotnem skladišču.
Če vzroka po pregledu ne najdete, zabeležite, kaj ste prešteli in katere dokumente ste pregledali. Potrditev ugotovljene inventurne razlike naj ima odgovorno osebo in pojasnilo. Ne pripisujte ji izmišljenega vzroka samo zato, da bi bil zapis videti zaključen.
Kako izvesti štetje, ki mu lahko zaupate?
Za zanesljiv popis potrebujete časovni presek in nadzor nad premiki med štetjem. Jutranje količine na polici ne morete neposredno primerjati s stanjem po popoldanskih odpremah.
Za manjše območje lahko med popisom začasno ustavite premike. Če delo teče naprej, ločeno zajemite vsak prejem, prenos in izdajo ter jih upoštevajte pri uskladitvi. Zabeležite čas štetja, lokacijo in osebo, ki je štela.
- Opredelite območje: označite, katere police, prevzemna mesta in vmesne lokacije so vključene, da blaga ne izpustite ali preštejete dvakrat.
- Štejte brez prepisovanja pričakovane količine: kadar način dela to omogoča, popisovalcu sistemsko stanje skrijte. Pričakovana številka lahko vpliva na štetje.
- Razliko preštejte ponovno: preverite odprte škatle, podobne artikle, enote in oznake. Večjo ali nenavadno razliko naj potrdi še druga oseba.
- Preglejte premike okoli preseka: posebej dokumente, ki so bili pripravljeni prej, izvedeni ali potrjeni pa med popisom.
- Popravite ugotovljeno napako: napačna lokacija zahteva uskladitev lokacije, neevidentirana dobava pa potrditev ustreznega dokumenta. Inventurno razliko potrdite za količino, ki po teh korakih še ostaja neusklajena.
Pri predaji izmene mora biti razvidno tudi, kaj še čaka na vnos. List papirja ob tipkovnici ni dovolj zanesljiva predaja, če naslednja izmena ne ve, ali je bil premik že obdelan.
Kaj spremeniti, da se razlike ne ponavljajo?
Odpravite razlog, zaradi katerega se premik ne zabeleži ob izvedbi. Če zaposleni podatke vnašajo pozneje, ugotovite, ali jim manjka naprava, oznaka lokacije, ustrezna pravica ali preprost način obravnave izjeme.
Pri vsakem toku mora biti znano, kdo vnos zaključi. Prevzemnik zabeleži dejansko prejeto količino, tudi pri delni dobavi. Oseba, ki prenese material, zajame tudi novo lokacijo. Proizvodnja evidentira porabo in vračilo ostankov. Za vračila kupcev in poškodovano blago potrebujete svoj postopek, da se ne pomešajo z blagom, pripravljenim za prodajo.
Črtne kode zmanjšajo ročno iskanje in vnašanje. Pomagajo pri izbiri artikla in lokacije, vendar napačna nalepka ali skeniranje drugega pakiranja še vedno povzroči napako. Pri preizkusu zato vključite odprto škatlo, delno dobavo in dva na videz podobna izdelka.
Med celovitimi popisi izvajajte manjša, ciklična štetja. Pogosteje preverjajte mesta z veliko premiki, dragim materialom ali ponavljajočimi se odstopanji. Pogostost prilagodite ugotovljenim napakam in posledicam manjka.
Uspeh spremljajte po številu neusklajenih postavk, ponavljanju istih vzrokov in času za razrešitev razlike. Sam skupni seštevek viškov in manjkov lahko zavede: deset kosov preveč pri eni šifri in deset premalo pri drugi ne pomeni točne zaloge.
Kako pri iskanju razlik pomaga Odoo?
Odoo omogoča pregled zaloge po lokacijah in zgodovino skladiščnih premikov. Tako lahko od odstopanja pri artiklu pridete do prejema, prenosa, dobave ali drugega dogodka, ki je spremenil količino.
V pregledu zaloge ločite trenutno količino od nerezervirane količine ter pričakovanih prejemov in izdaj. Zgodovina premikov pokaže datum, dokument, artikel, količino, enoto, izvorno in ciljno lokacijo ter stanje premika. Pri sledljivih izdelkih vključuje tudi lot ali serijsko številko.
Pri inventuri vnesete prešteto količino in pregledate razliko. Sam vnos popisa še ne spremeni zaloge; sprememba nastane ob potrditvi in ostane zapisana med premiki. Odoo podpira tudi ciklična štetja po lokacijah.
Postopek vnosa štetja in izbire popravka je opisan v naših navodilih za štetje zaloge in izravnavo razlik. V navodilih za zalogo na wikiju Implex najdete tudi prejeme, odpreme, vračila in prenose med lokacijami.
Program vam s tem pomaga slediti dogodkom. Razlog, zakaj se posamezna vrsta napake ponavlja, pa boste našli s pregledom dela ob polici, prevzemu ali proizvodnem mestu.
Kje začeti v svojem skladišču?
Izberite en artikel, pri katerem se razlika ponavlja. Zapišite zadnjo potrjeno količino, čas novega štetja in vmesne premike. S skladiščnikom sledite blagu od prejema do trenutnega mesta ali izdaje. Rezultat naj bo pojasnjena razlika in sprememba enega postopka, ki jo boste ob naslednjem štetju lahko ocenili.
Ko se lahko zanesete na trenutno stanje, ga uporabite tudi pri načrtovanju naročanja in prihodnjih zalog. Višja varnostna zaloga sicer začasno prikrije del težav, vendar ne popravi napačnih evidenc.
Pri Implex v okviru uvedbe logistike in nabave v Odoo uredimo šifrante, skladiščne lokacije in beleženje premikov ter z ekipo preizkusimo običajno delo in izjeme.
Opišite nam, pri katerem blagu opažate razlike in kako danes beležite prejeme, prenose ter izdaje. Skupaj pregledamo ta tok in predlagamo spremembe postopka ter podpore v Odoo.