Naslovnica: naročilo vnesete enkrat, podatke pa uporabite za nabavo po potrebi, dobavo in račun.
Kupec je potrdil ponudbo. Izdelki, količine, cene in naslov za dostavo so že v programu. Če mora skladiščnik iste postavke vnesti še v svoj program, računovodja pa jih nato pretipkati v račun, vsako novo naročilo prinese delo, ki je bilo enkrat že opravljeno.
ERP to ponavljanje odpravi tako, da iz prodajnega naročila pripravi podatke za dobavo in račun. Skladiščnik dobi seznam za odpremo, računovodja pa pripravi račun iz obstoječih postavk. Oba še vedno opravita svoje delo, vendar jima ni treba znova sestavljati naročila. Na primeru Odoo poglejmo, kaj se s tem spremeni v praksi.
Od potrjene ponudbe do odpreme in računa
Vzemimo podjetje, ki prodaja črpalke. Kupec naroči deset kosov določenega modela. Prodajalec pripravi ponudbo z dogovorjeno ceno in naslovom za dostavo, kupec pa jo potrdi. Vse črpalke so na zalogi.
V Odoo prodajalec potrdi naročilo iz te ponudbe. Za skladišče se pripravi dobavni nalog z izdelkom, količino in naslovom. Skladiščnik odpre ta nalog in pripravi blago. Prodajalcu mu ni treba pošiljati še ločenega seznama, skladiščniku pa ni treba prepisovati postavk iz ponudbe. Zabeleži in potrdi dejansko odpremo.
Ko je na vrsti račun, ga odgovorna oseba ustvari iz prodajnega naročila. Kupec, izdelki in dogovorjene cene so že v osnutku. Pregleda ga in potrdi. V našem primeru podjetje zaračunava po dobavi, zato je podlaga tudi dobavljena količina. Ta potek od ponudbe do računa je opisan v našem navodilu za prodajo v Odoo.
| Opravilo | Ponovni vnos, ki odpade | Delo, ki ostane |
|---|---|---|
| Odprema | Sestavljanje seznama izdelkov, količin in naslova iz ponudbe. | Priprava blaga in potrditev dejanske odpreme. |
| Izdaja računa | Tipkanje kupca, postavk in dogovorjenih cen v nov račun. | Pregled in potrditev pripravljenega računa. |
| Odgovor kupcu | Zbiranje podatkov o odpremi in računu pri več sodelavcih. | Pregled povezanih dokumentov in odgovor kupcu. |
Pri večjem številu naročil se ponavljajo prav ti vnosi in preverjanja. Če postavke vsakič znova prepisujete, morate tudi preverjati, ali je nekdo izbral pravi model, prenesel dogovorjeni popust in uporabil pravi naslov. Z uporabo podatkov iz naročila teh podatkov ne prepisujete pri vsakem naslednjem dokumentu.
Kaj pa blago, ki ga morate še nabaviti?
Če črpalk ni na zalogi, tudi nabavniku ni treba iz prodajalčevega sporočila sestavljati nove evidence potreb. Odoo pri dopolnjevanju zaloge upošteva prodajne potrebe in pričakovane prevzeme. Glede na izbrani način lahko pripravi predlog dopolnitve ali osnutek nabavnega dokumenta. Nabavnik preveri dobavitelja, ceno in rok ter naroči blago.
Pri izdelkih, ki jih kupujete posebej za kupčevo naročilo, se lahko nabava sproži neposredno ob njegovi potrditvi. Pri izdelkih, ki jih držite na zalogi, pa nabavljate glede na skupne potrebe in pravila zaloge. To razliko pojasnjuje pregled načinov dopolnjevanja v Odoo. Za podjetje je rezultat konkreten: nabava dobi potrebo iz prodaje in zaloge, namesto da jo nekdo še enkrat prepiše v preglednico.
Prodajalec lahko sam preveri, kaj je bilo narejeno
Kupec pokliče in vpraša, ali so črpalke že odpremljene. Če ima skladišče svoj program in računovodstvo svojega, prodajalec za odgovor morda potrebuje dva klica. V Odoo iz naročila odpre povezano dobavo in račun ter preveri njuno stanje.
Če je skladišče odpremilo le del naročila, je na naročilu vidna dobavljena količina. Pri zaračunavanju po dobavi lahko račun zajame ta del. Prodajalec zato vidi, kaj je še treba dobaviti, ne da bi primerjal ponudbo z ločeno skladiščno preglednico. Odoo podpira tudi zaračunavanje naročenih količin; podlago za račun izberete glede na način poslovanja.
Tak pregled je uporaben le, če sodelavci v sistemu sproti potrdijo opravljeno delo. Če je blago odšlo iz skladišča, dobava pa še ni potrjena, prodajalec tega iz evidence ne more vedeti. Zato ob uvedbi določite tudi, kdaj se odprema evidentira in kdo to naredi.
Pri prikazu ERP zahtevajte celotno naročilo
Če razmišljate o menjavi programa, izvajalcu pokažite eno svoje običajno naročilo. Naj na njem izvede pot od ponudbe do dobave in računa. Opazujte, ali mora pri vsakem koraku znova vnašati izdelke in cene, ali skladišče dobi nalog iz naročila ter ali lahko prodajalec pozneje sam najde dobavo in račun.
Dodajte še naročilo z izdelkom, ki ga morate nabaviti. Tako boste videli, od kod nabavnik dobi podatek o potrebi. Če del poslovanja ostaja v drugem programu, zahtevajte tudi prikaz prenosa vanj. S tem preverite, ali povezava dejansko odpravi vaš sedanji ponovni vnos.
Pri Implex v okviru uvedbe Odoo tak potek nastavimo in preizkusimo na vaših primerih. Povejte nam, kje danes naročilo vnašate še enkrat. Pregledali bomo, kateri vnosi lahko odpadejo in kaj je za to treba povezati.