Naslovnica: povezave med plačili in računi; eno plačilo je povezano z enim računom, drugo z dvema.
Pri povezovanju plačil z računi največ časa lahko vzame iskanje pojasnil: kateri račun je kupec plačal, zakaj je nakazal manj ali kako je skupno plačilo razporedil med več računov. Dokler to ni razjasnjeno, tudi podatku o odprtem dolgu ne morete povsem zaupati.
To delo je del bančnega usklajevanja. Prejeta nakazila povežete z računi oziroma že evidentiranimi plačili in preverite, kaj še ostaja neporavnano. Ročnega iskanja je manj, če kupec ob plačilu navede uporabne podatke, transakcije obdelujete sproti in ponavljajoča se ujemanja prepustite programu. Nejasna plačila pa potrebujejo pregled in po potrebi pojasnilo kupca.
Plačilo je povezano, račun pa še ni poravnan
Predstavljajmo si kupca z dvema odprtima računoma: računom A za 1.200 evrov in računom B za 800 evrov. Kupec najprej nakaže 700 evrov s sklicem na račun A. Celoten priliv povežete s tem računom. Na računu A ostane 500 evrov dolga, račun B pa je še v celoti odprt.
To je pomembna razlika pri pregledu terjatev. Na seznamu bančnih transakcij je prvo nakazilo obdelano, vendar kupec še vedno dolguje 1.300 evrov. Če prodaja preveri samo, ali je plačilo prispelo, lahko napačno sklepa, da je račun poravnan. Za odločitev o naslednjem naročilu potrebuje podatek o preostalem dolgu.
Kupec pozneje nakaže še 1.300 evrov in sporoči, da s tem plača preostalih 500 evrov računa A ter 800 evrov računa B. Drugo nakazilo razporedite med oba računa in ju zaprete. Eno bančno plačilo je torej lahko povezano z več računi, posamezen račun pa je lahko plačan z več nakazili.
V tem primeru razporeditev poznamo. Če bi imel kupec še druge odprte račune in bi v namen napisal samo »plačilo«, bi potrebovali dodatno pojasnilo. Tudi če najdete več računov, katerih vsota ustreza nakazilu, to še ne potrjuje, da je kupec poravnal prav te.
Najprej ugotovite, kateri podatek manjka
Začnite pri nekaj plačilih, za katera ste porabili največ časa. Če je bilo treba pri vseh kupca vprašati po številki računa, preverite, kako so na vaših računih zapisana navodila za plačilo. Prejemnik, bančni račun, znesek, valuta in sklic naj bodo pregledni. Pri rednih skupnih plačilih pa sam sklic pogosto ne zadošča: s kupcem se dogovorite za seznam računov in znesek, ki ga namenja vsakemu.
Tak seznam mora priti do osebe, ki obdeluje plačila. Če ga kupec pošlje prodajalcu, računovodstvo pa zanj ne ve, boste isto pojasnilo iskali dvakrat. Shranite ga ob ustreznem dokumentu ali obravnavi plačila, da ga lahko najde tudi sodelavec, ki prevzame delo.
Drug vzrok ročnega preverjanja je lahko zamuda pri obdelavi izpiska. Plačilo s pravilnim sklicem ne pomaga pri današnjem vprašanju prodaje, če transakcije prenesete in obdelate šele v petek. Pogostost obdelave prilagodite temu, kdaj podjetje potrebuje podatek o plačilu. Pri sproščanju naročil je to lahko vsak dan.
Pri tem ločite prenos transakcij iz banke in njihovo povezovanje z računi. Uvoz izpiska ali podprta bančna povezava odpravi prepisovanje podatkov. Šele usklajevanje določi, kateremu računu pripada priliv in koliko ostaja odprto.
Kako ravnati z nejasnim plačilom
Kadar podatki dopuščajo več razlag, shranite, kaj ste že preverili in na čigav odgovor čakate. Nejasno nakazilo brez odgovorne osebe lahko ostane nerešeno tudi po tem, ko ste druga plačila že obdelali.
| Primer | Kaj preveriti |
|---|---|
| Dva odprta računa imata enak znesek, nakazilo pa nima sklica. | Od kupca pridobite številko plačanega računa. Sam znesek ne omogoča zanesljive izbire. |
| Plačnik je druga oseba ali družba. | Potrdite, za katerega kupca in račun je bilo nakazilo izvedeno, ter shranite pojasnilo. |
| Kupec nakaže manj, kot znaša odprti račun. | Ali gre za delno plačilo, dogovorjen popust ali drug razlog? Nepojasnjeni preostanek ostane odprt. |
| Nakazilo presega odprti znesek računa. | Ločite plačilo računa od presežka. Z računovodstvom preverite, ali ta pripada drugemu dokumentu in kako ga obravnavati. |
| Plačilo ste že evidentirali pred prejemom izpiska. | Transakcijo povežite z obstoječim plačilom, da istega dogodka ne evidentirate še enkrat. |
Tudi majhna razlika potrebuje razlago. Pet evrov manj je lahko delno plačilo, popust ali napaka pri nakazilu. Iz samega zneska tega ne morete ugotoviti. Pravilo, ki bi vsako majhno razliko samodejno odpisalo, bi račun sicer zaprlo, hkrati pa bi lahko prikrilo preostali dolg.
Kaj lahko pri povezovanju prevzame Odoo
V Odoo 19 so bančne transakcije, računi in evidentirana plačila na voljo za skupno obravnavo. Sistem s privzetimi pravili išče ujemanja po podatkih transakcije, med drugim po referencah, partnerju in znesku, ter jih lahko uskladi samodejno. Če ujemanja ne najde, uporabnik izbere ustrezne postavke. To so standardne zmožnosti, opisane v uradni dokumentaciji bančnega usklajevanja.
Podprta so tudi delna plačila in povezovanje ene transakcije z več postavkami. V našem primeru lahko prvih 700 evrov povežete z računom A in pustite 500 evrov odprtih. Ob drugem nakazilu povežete preostanek računa A in račun B. Čeprav sistem podpira takšno razporeditev, mora biti še vedno jasno, katere račune kupec plačuje.
Za ponavljajoče se transakcije so namenjeni modeli usklajevanja. Z njimi določite pogoje, po katerih se transakcija prepozna, in njeno obravnavo. Model lahko uporabnik sproži ročno ali pa se uporabi samodejno. Primer je prepoznan bančni strošek z ustreznim opisom transakcije. Pogoje je smiselno določiti dovolj natančno, da pravilo ne zajame tudi drugih nakazil.
Za delo v programu sta na voljo naši navodili za uvoz bančnih transakcij in uskladitev plačil ter modele usklajevanja. Možnost samodejnega prenosa transakcij je odvisna od podpore konkretni banki in ponudniku povezave.
Kje začeti v svojem podjetju
Vzemite denimo zadnjih 30 prilivov in pri vsakem ročnem posegu zapišite, kaj ste morali narediti: prenesti transakcijo, poiskati račun, pridobiti razporeditev ali razjasniti razliko. Dodajte porabljeni čas in posebej označite čakanje na odgovor kupca. Tak vzorec je uporaben za iskanje ponavljajočih se težav, ni pa še ocena vseh plačil v podjetju.
Iz tega boste lažje izbrali prvo spremembo. Če čas porabljate za prepisovanje, uredite prenos iz banke. Če čakate na razporeditve skupnih plačil, se dogovorite s kupci. Če pri jasnih podatkih vedno znova ročno izbirate iste vrste postavk, preizkusite pravilo za tak primer.
Po spremembi preverite podoben nabor prilivov. Poglejte, koliko dela je ostalo, koliko časa so bila plačila nerešena in ali je bilo treba katero povezavo popravljati. S tem boste ugotovili, ali ste delo res zmanjšali ali ga le prestavili na poznejši pregled.
Pri Implex v okviru uvedbe Odoo za računovodstvo in finance z vašo ekipo nastavimo in preizkusimo obdelavo običajnih plačil ter izjem. Knjigovodsko obravnavo vodi vaše računovodstvo. Opišite nam, pri katerih nakazilih se največkrat zatakne in kako jih rešujete danes, da lahko predlagamo, kaj urediti najprej.