Če podjetje danes drugemu slovenskemu podjetju pošlje račun kot PDF po e-pošti, bo moralo ta postopek spremeniti. Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED) za medsebojne dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji, od 1. januarja 2028 zahteva izmenjavo strukturiranih e-računov. PDF lahko ostane berljiv prikaz, sam pa ne izpolni zahteve za e-račun. Račun mora nastati v ustreznem standardu in do prejemnika priti po dovoljeni poti. ZIERDED, 2., 5., 7., 9. in 28. člen.
Za podjetje je zato pomembnejše vprašanje od izbire datotečne končnice: kdo izda pravilen račun, kako preveri dostavo, kdo prevzame prejeti dokument in kaj se zgodi ob zavrnitvi. V nadaljevanju je praktičen pregled teh odločitev.
Za pripravo sta pomembna dva datuma: 1. oktobra 2027 se vzpostavi zakonski seznam ponudnikov e-poti, 1. januarja 2028 pa se začne obvezna izmenjava e-računov. Popis računov in izbiro načina dela lahko opravite že prej. ZIERDED, 26. in 28. člen.
Katere račune zadeva obveznost od leta 2028?
Nova obveznost zadeva račune med poslovnimi subjekti za dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji. Ne pomeni, da morajo podjetja na enak način obravnavati vsak račun, ki ga izdajo. Pred spremembo postopka razvrstite račune po vrsti kupca in poslu.
| Primer | Kaj določa ZIERDED | Kaj preveriti v podjetju |
|---|---|---|
| Račun drugemu poslovnemu subjektu za dobavo v Sloveniji | Od 1. 1. 2028 obvezna izmenjava strukturiranega e-računa. | Standard računa, pot izmenjave ter prevzem in obravnavo odzivov. |
| Račun potrošniku | Ta obveznost se ne razširi samodejno na potrošnika. Za pošiljanje e-računa je potreben predhoden izrecen dogovor; potrošnik lahko zahteva papirni račun. | Kako evidentirate dogovor in zagotovite potrošniku berljiv prikaz računa. |
| Račun tujemu podjetju za čezmejni posel | Obveznost iz 7. člena je vezana na medsebojne dobave poslovnih subjektov, opravljene v Sloveniji. | Za kupca v EU preverite pravila zadevne države in spremembe od 1. 7. 2030; za kupca zunaj EU pravila konkretnega posla. |
Za čezmejne posle znotraj EU velja še ločen časovni okvir. Slovenska obveznost iz ZIERDED za domače dobave se nanje ne prenese samodejno. Paket EU »DDV v digitalni dobi« (ViDA) od 1. julija 2030 uvaja e-račune in digitalno poročanje za čezmejne posle med podjetji, ki jih je treba poročati davčnim organom. Posamezne države članice lahko za domače posle uvedejo svoje obveznosti že prej. Zato pri računu kupcu v drugi članici preverite pravila za konkretni posel in prejemnika. Evropska komisija: časovnica ViDA.
Za račune proračunskim uporabnikom že veljajo posebna pravila izmenjave prek UJP. Če poslujete z javnim sektorjem, ta tok obravnavajte posebej. ZIERDED, 4., 8. in 10. člen.
Zakaj PDF po e-pošti ni e-račun?
PDF je prikaz računa za človeka, e-račun po ZIERDED pa je strukturiran dokument, ki ga lahko sistem elektronsko obdela. Če račun shranite kot PDF in ga pripnete sporočilu, prejemnik podatke pogosto še vedno prepisuje ali preverja ročno. Tudi datoteka XML ni dovolj zgolj zato, ker ima končnico XML: pripravljena mora biti v ustreznem standardu in izmenjana po predpisani poti.
Zakon med dovoljenimi oblikami navaja e-SLOG, sintakse skladne z evropskim standardom ter pod določenimi pogoji druge mednarodno uveljavljene standarde. Za poslovne subjekte predvideva izmenjavo prek ponudnikov e-poti, omrežja PEPPOL oziroma certificiranih dostopnih točk ali dogovorjeno neposredno izmenjavo med sistemoma. E-pošta ni dovoljena pot za izmenjavo med poslovnimi subjekti in ponudniki e-poti. ZIERDED, 5. in 9. člen; pojasnilo Ministrstva za finance in UJP.
Kje se v podjetju spremeni pot računa?
Sprememba sega od izdaje do obdelave odziva. Podjetje mora poznati lastnika vsakega koraka: pravilnost podatkov preveri izdajatelj, prenos opravi izbrana pot, prejemnik pa račun vsebinsko obravnava. Sporočilo o dostavi še ne pomeni, da je prejemnik račun tudi vsebinsko potrdil.
- 1. IzdajaRačun nastane z obveznimi podatki v ustreznem standardu.
- 2. E-potDokument gre do prejemnika po izbrani dovoljeni poti.
- 3. PrejemPrejemnik dobi dokument; ekipa spremlja odziv o dostavi.
- 4. ObravnavaPrejemnik preveri vsebino, potrdi ali zavrne račun in uredi nadaljnje knjiženje.
Če vaš trenutni postopek konča delo ob kliku »Pošlji«, dodajte odločitev o odzivih. Kdo opazi nedostavljen račun? Kdo popravi napačne podatke? Kdo preveri vsebinsko zavrnitev in se dogovori s kupcem? ZIERDED za ponudnike e-poti predvideva povratna sporočila o dostavi ter o vsebinski potrditvi ali zavrnitvi. ZIERDED, 17. člen.
Primer za pregled postopka
Prodaja izda račun po dobavi, kupec pa ga zavrne zaradi napačne številke naročilnice. Če je status viden le pri ponudniku izmenjave, prodaja in računovodstvo lahko še naprej obravnavata račun kot uspešno zaključen. Pri prehodu določite, kje ekipa vidi zavrnitev in kdo sproži popravek.
Kaj obveznost pomeni za vaše podjetje?
Ali obveznost velja tudi za s. p. in podjetje, ki ni identificirano za DDV?
Da. Pri domačih dobavah med poslovnimi subjekti obveznost ni odvisna od identifikacije za DDV. Zajema tudi s. p. in druge fizične osebe, ki opravljajo dejavnost. ZIERDED, 2. in 7. člen.
Kaj moramo urediti, če prodajamo samo potrošnikom?
Urediti morate tudi prejem e-računov domačih dobaviteljev, četudi izdajate račune samo potrošnikom. Pravila za račune potrošnikom ostajajo ločena od obvezne izmenjave med poslovnimi subjekti. ZIERDED, 7. in 8. člen.
Ali moramo zamenjati obstoječi program?
Ne nujno. Če program podpira ustrezen standard in povezavo z dovoljeno potjo izmenjave, ga lahko obdržite. Pri ponudniku programa preverite tudi uvoz prejetih računov in prikaz odzivov. Če teh funkcij nima, primerjajte nadgradnjo, povezavo z zunanjo storitvijo in zamenjavo programa glede na preostalo ročno delo.
Ali bomo morali o teh računih dodatno poročati FURS?
ZIERDED ne uvaja poročanja FURS o izmenjanih e-računih in ne spreminja pravil davčnega potrjevanja gotovinskih računov. To je ločeno od digitalnega poročanja za čezmejne posle po ViDA. Pojasnilo Ministrstva za finance in UJP.
Kako izbrati pot izmenjave?
Pot izberite glede na število računov, obstoječi sistem in način obdelave prejetih dokumentov. ZIERDED predvideva več dovoljenih možnosti, zato samo ime ponudnika še ne pove, koliko dela bo ostalo v vašem podjetju.
Poslovni subjekt mora imeti izbranega vsaj enega ponudnika e-poti. Zahtevo lahko izpolni tudi prek ponudnika storitev, ki za prejem uporablja ponudnika e-poti; pri aplikaciji davčnega organa to vlogo opravlja UJP. ZIERDED, 9. člen.
Za manjše število oziroma enostavne ali ponavljajoče se transakcije zakon predvideva brezplačno aplikacijo davčnega organa z izmenjavo prek UJP. Pri večjem obsegu je pomembna povezava s programom, v katerem računi že nastajajo. ZIERDED, 11. člen.
| Vaš način dela | Primerna smer | Delo in stroški |
|---|---|---|
| Malo preprostih ali ponavljajočih se računov | Primerjajte predvideno brezplačno aplikacijo davčnega organa in spletne aplikacije ponudnikov. | Upoštevajte čas vnosa ter prenosa v računovodstvo. Pri ponudnikih preverite stroške pošiljanja, prilog in hrambe. |
| Veliko računov iz obstoječega programa | Povežite program s storitvijo izmenjave ter vanj vrnite prejete račune in odzive. | Primerjajte uvedbo povezave, vzdrževanje in prenos dokumentov. Ročno naj ostane predvsem reševanje izjem. |
| Prejete račune potrjuje več oseb | Izmenjavo povežite s postopkom potrjevanja in naročili. Sam prenos dokumenta tega dela ne uredi. | Upoštevajte nastavitev potrjevanja in usposabljanje ekipe. Vsebinsko preverjanje ter odločitev o potrditvi ostaneta odgovornost uporabnikov. |
Če že pošiljate e-račune javnemu sektorju, preverite, ali rešitev pokriva tudi izmenjavo med podjetji in prejem računov. Pri ponudbi naj bodo posebej navedeni prenos, povezava s programom, podpora in hramba dokumentov.
Kaj preizkusiti pred 1. januarjem 2028?
Preizkus mora poleg običajnega računa zajeti tudi napako in odziv. Šele takrat vidite, ali ima ekipa podatke ter odgovornost za zaključek postopka. Za začetek vzemite majhen nabor resničnih vrst računov in osebne ali poslovno občutljive podatke v testu ustrezno zaščitite.
- Razvrstite izdane in prejete račune. Ločite domače poslovne kupce, potrošnike, tuje prejemnike in javni sektor.
- Popišite izvor podatkov. Kje nastanejo kupec, postavke, davčni podatki, sklic in morebitna številka naročilnice?
- Določite pot in odzive. Ob testni zavrnitvi mora odgovorna oseba videti razlog in vedeti, kateri dokument mora popraviti.
- Preverite različne dokumente. Poskusite običajen račun, dobropis in avansni račun, če jih izdajate, ter prejeti račun s prilogo.
- Dogovorite se za popravek. Kdo odpravi tehnično napako, kdo vsebinsko neskladje in kdo potrdi, da je primer zaključen?
Preverite tudi hrambo izdanih in prejetih strukturiranih dokumentov. Hramba ostaja odgovornost izdajatelja in prejemnika. Ponudniki e-poti dokument po uspešni dostavi izbrišejo, razen če je dogovorjeno daljše obdobje. Zato poleg prenosa uredite hrambo strukturiranih e-računov po davčnih in računovodskih predpisih. ZIERDED, 18. člen.
Kje pomaga Implex?
Implex v Odoo doda podporo e-SLOG 2.0 za izvoz izdanih in uvoz prejetih računov. Povezava z BizBox omogoča pošiljanje računov in dobropisov, prevzem prejetih računov s prilogami ter spremljanje statusov in sprejem ali zavrnitev dokumenta v Odoo. Ekipa tako izdajo in obravnavo dokumentov vodi v istem sistemu. Več o že podprtih slovenskih funkcijah v Odoo je v članku Kaj mora Odoo za slovensko podjetje podpirati poleg standardnih funkcij?; povezavo z računovodskim delom poslovanja opisuje tudi stran Računovodstvo v Odoo.
Opišite nam, kako danes izdajate in prejemate račune. Navedite program, približno mesečno število izdanih in prejetih računov ter kje obravnavate zavrnitve. Na uvodnem pogovoru pregledamo možnosti povezave z Odoo in predlagamo, katere korake izdaje, prejema in obravnave je treba urediti.
Pravna podlaga in pojasnila so bila preverjena 25. 9. 2026: ZIERDED (Uradni list RS, št. 85/2025) ter pojasnilo Ministrstva za finance in UJP. Pri posebnih vrstah poslov in predpisih druge države preverite pravila za svoj primer.